Abendkasse

Mit der Abendkasse verkaufst du Tickets und Merchandise direkt am Einlass, bar oder über dein eigenes EC-Gerät. Jede Kasse läuft als Schicht mit Wechselgeld, Verkäufen und einem Kassenabschluss am Ende. Gedacht ist sie für Kassenpersonal und Veranstalter, die vor Ort verkaufen.

Voraussetzungen

hinweis

Die Abendkasse ist ein Modul, das je Mandant freigeschaltet wird. Für Events mit Sicherheitsdaten-Abfrage ist sie gesperrt.

Bevor die Kasse öffnen kann, gibst du sie am Event frei:

1. Öffne dein Event und geh in die erweiterten Einstellungen (Abschnitt „Erweiterte Einstellungen“).
2. Wähle unter „Abendkasse“ die Zahlarten: „Barzahlung“ und/oder „EC-Karte (eigenes Gerät)“.
3. Speichere den Abschnitt.
4. Markiere im Tier-Editor jedes Kontingent, das an der Kasse verkauft werden soll, mit „An der Abendkasse verkäuflich“.

Merchandise legst du im selben Abschnitt unter „Merchandise-Artikel (Abendkasse)“ mit Name, Preis brutto und „Aktiv“ an. Artikel werden nie gelöscht, nur deaktiviert, weil Verkäufe auf sie verweisen. Merch-Verkäufe erzeugen kein Ticket und keinen Check-in.

Rechte

Recht	Darf
An der Abendkasse verkaufen	Kasse öffnen, verkaufen, stornieren, Bericht und Beleg ansehen
Kasse schließen	Schicht abschließen, Merchandise-Artikel anlegen und ändern

Teammitglieder mit den Rollen „Editor“ und „Einlass (nur Scanner)“ dürfen verkaufen, aber keine Schicht schließen. Schließen dürfen der Profil-Inhaber und Mitglieder mit der Rolle „Admin“.

Schicht öffnen

1. Öffne die Check-in-Liste des Events und klick auf „Abendkasse“. Alternativ führt in den Event-Einstellungen der Button „Abendkasse öffnen“ dorthin.
2. Gib unter „Kasse öffnen“ eine „Bezeichnung“ ein, zum Beispiel „Kasse 1“.
3. Trag das „Wechselgeld (EUR)“ ein, mit dem du startest.
4. Klick auf „Kasse öffnen“.

Unter „Offene Kassen“ siehst du alle laufenden Schichten des Events.

Verkaufen

1. Wähle eine „Preisstufe“ oder einen Artikel unter „Merchandise“.
2. Wähle die „Zahlart“.
3. Trag bei Bedarf „Trinkgeld“ ein.
4. Bei Barzahlung gibst du unter „Gegeben“ den erhaltenen Betrag in Ziffern ein (2000 bedeutet 20,00 EUR, leer bedeutet passend). Die Kasse zeigt das „Rückgeld“.
5. Optional ergänzt du Belegnummer, Name und E-Mail des Gastes.
6. Setz den Haken „Gast jetzt einchecken“, wenn der Gast direkt reingeht.
7. Klick auf „Buchen“ und danach bei Bedarf auf „Beleg drucken“.

Bei EC-Zahlung reserviert die Kasse zuerst den Platz und friert den Preis ein. Du kassierst am EC-Gerät und buchst erst danach. Brichst du ab, gibt „Reservierung abbrechen“ den Platz wieder frei. Die „Belegnummer vom EC-Gerät (optional)“ trägst du bei Bedarf ein. Dieselbe Belegnummer lässt sich für ein Event nicht zweimal buchen.

Jeder Verkauf bekommt eine eigene Belegnummer im Format AKJJJJ-MMTT-NNNN, die je Kalendertag bei 0001 beginnt. Rechts siehst du die Summen „Diese Schicht“ und den Bereich „Letzte Verkäufe“.

Storno an der Kasse

Einen Verkauf stornierst du unter „Letzte Verkäufe“ mit „Verkauf stornieren“. Das geht nur, solange die Schicht offen ist. Der Platz wird wieder frei, ein Sofort-Check-in wird entfernt. Bei EC-Zahlungen ist die Storno-Belegnummer des EC-Geräts Pflicht.

warnung

Nach dem Schließen der Schicht lässt sich ein Verkauf an der Kasse nicht mehr stornieren. Prüfe offene Fehlbuchungen vor dem Kassenabschluss.

Kassenabschluss

1. Klick auf „Kasse schließen“.
2. Die Kasse zeigt das „Soll-Bargeld“ (Wechselgeld plus Bar-Umsatz plus Bar-Trinkgeld).
3. Zähl die Kasse und trag den Wert unter „Gezählter Bargeldbestand (EUR)“ ein.
4. Klick auf „Schließen und Bericht“.

Der Bericht „Kassenabschluss“ enthält:

Position	Inhalt
Tickets verkauft, Merchandise verkauft	Stückzahlen und Umsatz
Stornierte Verkäufe	Was in der Schicht zurückgenommen wurde
Umsatz Bar, Umsatz EC (Fremdgerät)	Umsatz je Zahlart
Trinkgeld Bar / EC	Trinkgeld je Zahlart
EC kassiert	Zum Abgleich mit dem Tagesabschluss deines EC-Terminals
Plattformgebühr	netto und brutto
Wechselgeld, Soll-Bargeld, Gezählt, Differenz	Kassensturz
Einzelverkäufe	Jeder Verkauf mit Beleg, Zeit, Zahlart und Status

Mit „Drucken“ bekommst du den Bericht auf Papier.

Gebühren

Zahlart	Gebühr
Barzahlung	0,75 % netto vom Brutto-Ticketpreis
EC-Karte (eigenes Gerät)	2,5 % netto vom Brutto-Ticketpreis

Die Gebühr läuft über die monatliche Sammelrechnung, siehe Finanzen, Gebühren und Abrechnung. Verkäufe, die du in der offenen Schicht stornierst, werden nicht berechnet.

Sammelbeleg in Lexware

Je Kassenabschluss entsteht ein Sammelbeleg der Tageseinnahmen in deinem Lexware-Office-Konto, aufgeteilt nach Steuersatz. Dafür muss dein Lexware-Key unter „Buchhaltung“ hinterlegt sein. Die Belege findest du dort unter „Kassen-Sammelbelege“. Sie fassen Kassenabschlüsse zusammen und sind keine Kundenrechnungen.

Abrechnung durch die Plattform

Die Abrechnung der Abendkasse je Event erstellt das Finanzteam der Plattform. Es prüft die geschlossenen Schichten und rechnet sie verbindlich ab. Danach siehst du den „Auszahlungsbeleg Abendkasse“ mit:

• „Vereinnahmter EC-Kartenumsatz“,
• „EC-Trinkgeld“,
• „Auszahlungsbetrag“,
• „Barumsatz (nachrichtlich)“, denn das Bargeld liegt bereits bei dir.

Über „PDF herunterladen“ speicherst du den Beleg. Sobald die Plattform überwiesen hat, steht er auf bezahlt.