Bestellungen, Tickets und Gästeliste

Hier siehst du jede Buchung zu deinem Event und kümmerst dich um einzelne Tickets: erneut senden, Gastdaten korrigieren, umbuchen oder stornieren. Dieselbe Seite nutzt du, um Freikarten zu vergeben und Gästelisten aus einer CSV-Datei zu übernehmen. Gedacht ist das für Veranstalter und Teammitglieder, die Bestellungen betreuen.

Die Tabelle „Buchungen“

Du öffnest dein Event im Dashboard und wechselst in den Reiter „Bestellungen / Tickets“. Dort steht die Tabelle „Buchungen“ mit der Zahl der Tickets im Kopf.

• Über „Name / E-Mail suchen…“ findest du einzelne Gäste.
• Filter für Status („Alle Status“), Kontingent („Alle Kontingente“) und Zahlungsart („Alle Zahlungsarten“) grenzen die Liste ein.
• Sortieren kannst du nach „Neueste zuerst“, „Älteste zuerst“, „Name A–Z“ und „Name Z–A“.
• Mit „Checkout-Antworten anzeigen“ siehst du, was Käufer bei den Checkout-Fragen eingetragen haben.

Jede Bestellung trägt ein Status-Badge:

Badge	Bedeutung
Erstellt	Bestellung angelegt, noch nicht abgeschlossen
Zahlung ausstehend	Das Geld ist noch nicht da, zum Beispiel bei Überweisung oder Vorkasse
Zahlung eingegangen	Geld ist da, Tickets werden ausgestellt
Bezahlt	Bestellung bezahlt
Ticket versendet	Tickets sind an die Gäste verschickt
Storniert	Bestellung storniert
Erstattet	Geld ist an den Käufer zurückgegangen
SÜG-gesperrt	Nur bei Konferenzen mit Sicherheitsprüfung: Einlass gesperrt

Neben der Bestellung zeigt jedes Ticket seinen Zahlstatus („Bezahlt“, „Ausstehend“, „Kostenlos“, „Storniert“, „Erstattet“).

Ein Ticket verwalten

Klick bei einem Ticket auf „Verwalten (Gastdaten, Übertragen, Umtausch, Storno …)“. Es öffnet sich das Fenster „Ticket verwalten“ mit diesen Aktionen:

Aktion	Was passiert	Recht
Ticket erneut senden	Die Ticket-Mail geht noch einmal raus	Tickets übertragen
Gastdaten	Name und E-Mail des Gastes ändern („Gastdaten speichern“)	Tickets übertragen
Übertragen	Das Ticket bekommt eine neue Gast-E-Mail	Tickets übertragen
Umbuchen (ohne Zahlung)	Ticket wechselt in ein anderes Kontingent, ohne Geldbewegung	Tickets übertragen
Umtausch (mit Zahlungsdifferenz)	Wechsel in ein anderes Kontingent: teurer mit Nachzahlung, günstiger mit Erstattung der Differenz	Tickets übertragen
Stornieren	Ticket wird storniert, Erstattung läuft an	Tickets stornieren
PDF ersetzen	Nur bei hochgeladenen Tickets: neue PDF-Datei hinterlegen	Tickets stornieren
HVV-Code	Code für das HVV-Kombiticket eintragen	Event bearbeiten

Für die ganze Bestellung gibt es zusätzlich „Käuferdaten ändern (Rechnungs-/Mahnungsadresse)“ und „Bestellung stornieren“. Die Rechnung öffnest du über „Rechnung öffnen (Lexoffice)“, sofern eine existiert.

Storno direkt aus der Tabelle

1. Klick beim Ticket auf „Verwalten (Gastdaten, Übertragen, Umtausch, Storno …)“.
2. Wähle „Stornieren“.
3. Wähle unter „Grund wählen…“ einen Grund, etwa „Kundenwunsch“, „Krankheit“, „Doppelbuchung“ oder „Veranstaltung abgesagt“.
4. Bestätige die Frage „Ticket wirklich stornieren?“.

Der Storno löst eine Kette aus: Zuerst entsteht die Gutschrift zur Rechnung, danach startet die Rückerstattung. Hat der Gast über Stripe bezahlt, geht das Geld automatisch zurück. Bei Überweisung und Vorkasse landet die Erstattung als Aufgabe in „Offene Erstattungen“, weil du das Geld selbst zurücküberweist. Mehr dazu unter Storno, Umtausch und Erstattung.

warnung

Ein Storno lässt sich nicht zurücknehmen. Prüfe vorher, ob ein Umbuchen in ein anderes Kontingent reicht.

An wen die Ticket-Mails gehen

Jede Mail mit QR-Code, PDF oder Wallet-Pass geht an den Ticketinhaber, also an die Person, die beim Kauf als Teilnehmer eingetragen wurde. Fehlt eine eigene Teilnehmer-Adresse, nimmt das System die E-Mail des Käufers. Das gilt auch für „Ticket erneut senden“ und für die Erinnerungen vor dem Event. Wenn ein Käufer für Freunde mitbucht, bekommen die Freunde ihre Tickets also direkt.

Gästeliste

Freikarten vergibst du auf zwei Wegen.

Gästeliste per Code

Ein Gästelisten-Code ist ein normaler Gutscheincode, der den Preis auf null setzt.

1. Öffne dein Event und dort den Reiter „Promo-Codes“.
2. Trag einen Code ein und wähle als „Rabatt-Typ“ den Wert „Festpreis (€)“.
3. Setz den „Wert“ auf 0.
4. Begrenze bei Bedarf „Max. Nutzungen (leer = unbegrenzt)“ und speichere.

Auf der Seite „Gutscheincodes“ geht es genauso, dort heißen die Felder „Typ“ mit „Festpreis statt Tier-Preis (€)“, „Rabattwert“ und „Max. Einlösungen“ (siehe Tickets, Preise und Codes).

Gäste lösen den Code im Checkout ein und bekommen ihr Ticket ohne Zahlung.

warnung

Liegt das Kontingent normalerweise über 0 Euro, fällt die Servicegebühr trotzdem an. Sie wird auf den ursprünglichen Ticketpreis berechnet und kommt in deine Monats-Sammelrechnung. Bei einem kostenlosen Kontingent entsteht keine Gebühr.

Gästeliste per CSV-Import

1. Öffne dein Event und klick oben auf „CSV Import“.
2. Lade über „Musterdatei herunterladen“ die Vorlage. Sie hat die Spalten „Name“ und „Email“, jede Zeile wird ein Ticket.
3. Wähle unter „Kontingent“ das Kontingent, in das die Gäste gebucht werden.
4. Wähl die Datei unter „CSV-Datei“ aus und starte den Import.

Exporte von Resident Advisor erkennt der Import selbst an der Kopfzeile (Spalten Authorisation, Barcode, Billing name, Order number, Ticket type). Die Barcodes werden als Tickets in einer versteckten Stufe „Resident Advisor“ angelegt und sind sofort scanbar. Die Kontingent-Auswahl brauchst du dafür nicht. Eine XLSX-Datei speicherst du vorher als CSV.

hinweis

Der CSV-Import ist ein Modul, das je Mandant freigeschaltet wird. Du brauchst außerdem das Recht, Teilnehmer zu exportieren.

Export

Wo	Button	Format
Reiter „Bestellungen / Tickets“	„Excel-Export“	XLSX der Gästeliste
Reiter „Bestellungen / Tickets“ oder Event-Kopf	„CSV-Export“ bzw. „CSV Export“	CSV der Gästeliste
Dashboard-Übersicht	„CSV“	Gästelisten aller Events
Dashboard-Übersicht	„JSON“	Event-Daten als JSON

Die Exporte setzen das Recht zum Teilnehmer-Export und das Export-Modul voraus.

Warteliste

Ist ein Event ausverkauft, können sich Interessierte auf die Warteliste setzen. Auf der Event-Übersicht führt die Kennzahl „Warteliste“ zur Liste. Dort siehst du alle Einträge mit Position, Name, E-Mail, „Eingetragen am“ und Status („Wartend“ oder „Benachrichtigt“).

Wird ein Platz frei, regelt das System das Nachrücken selbst:

• Bei einem kostenlosen Kontingent rückt die nächste Person direkt nach und bekommt ihr Ticket.
• Bei einem bezahlten Kontingent bekommt die nächste Person ein Kaufangebot. Es gilt 3 Stunden, der Platz bleibt so lange reserviert. Läuft das Angebot ab, ist die nächste Person dran.

Von Hand kannst du einen Eintrag mit „Benachrichtigen“ anschreiben oder mit „Entfernen“ löschen. Dafür brauchst du das Recht, das Event zu bearbeiten.

Mails vor dem Event

Mail	Zeitpunkt	Inhalt
Vorab-Versand	Vorlaufzeit vor Event-Start, Standard 7 Tage	Ticket-Bestätigung mit PDF und Wallet-Pass an alle bezahlten Bestellungen
Erinnerung	24 Stunden vor Beginn	Hinweis auf das Event, ohne QR-Code
Erinnerung mit Ticket	4 bis 6 Stunden vor Beginn	Erinnerung mit QR-Code

Den Vorab-Versand schaltest du je Event ein: In den erweiterten Einstellungen aktivierst du „Tickets automatisch vorab versenden“ und stellst unter „Vorlaufzeit (Tage vor Event-Start)“ 1 bis 30 Tage ein. Ohne Haken bleibt er aus.