Checkout und Zahlung
Diese Seite beschreibt den Kauf aus Sicht deiner Käufer und was im Hintergrund mit Geld, Rechnung und Ticket passiert. Sie hilft dir, die richtigen Zahlarten und das passende Gebührenmodell zu wählen und Rückfragen von Käufern zu beantworten. Gedacht ist sie für Veranstalter und für alle, die Käufer betreuen.
Der Kauf aus Käufersicht
Käufer wählen auf der Event-Seite ihre Tickets und klicken weiter zum Checkout. Der Checkout führt in Schritten durch den Kauf. Einige Schritte erscheinen nur, wenn du sie am Event eingeschaltet hast.
- Angaben: „Vollständiger Name“ und „E-Mail“, bei „Adressfelder erforderlich“ auch die Anschrift. Unter „Teilnehmer-Daten“ gibt es je Ticket eine Karte mit „Vorname“, „Nachname“ und „Persönliche E-Mail (optional)“. Bleibt die persönliche E-Mail leer, gilt die Adresse des Käufers. Hier stehen auch deine Checkout-Fragen und die Zusatzprodukte.
- Sicherheitsdaten: nur bei Events mit Sicherheitsdaten-Abfrage.
- „Catering & Allergene“: nur mit eingeschalteter „Allergen-Abfrage“, je Person.
- „Zahlweise“: Käufer wählen die Zahlart. Den Gesamtbetrag mit Servicegebühr sehen sie im nächsten Schritt.
- „Bestätigung & Abschluss“: „Bestellzusammenfassung“ mit allen Beträgen und das Feld für „Promo-Codes“. Pflicht sind die Haken für AGB, „Datenschutzerklärung“ und die Kenntnisnahme, dass bei Tickets für terminierte Freizeitveranstaltungen kein gesetzliches Widerrufsrecht besteht. Je nach Event kommen weitere Bestätigungen dazu, etwa die Falschangaben-Klausel. Optional können Käufer den Newsletter des Veranstalters abonnieren. Mit „Jetzt kaufen“ wird die Bestellung abgeschickt.
Kostenlose Tickets sind nach dem Abschicken sofort gültig.
Zahlarten
| Zahlart | Für wen | Zahlungsziel | Wann das Ticket kommt |
|---|---|---|---|
| Online-Zahlung über Stripe | alle | sofort | sofort nach der Zahlung; bei SEPA-Lastschrift und anderen verzögerten Zahlverfahren nach ein bis drei Bankarbeitstagen |
| „Vorkasse (Überweisung)“ | alle | 7 Tage | nach Zahlungseingang |
| „Rechnungskauf (nur Firmen & Behörden)“ | Firmen und Behörden | 14 Tage | nach Zahlungseingang |
Online-Zahlung über Stripe
Bei „Sichere Online-Zahlung über Stripe“ zeigt der Checkout nur die Zahlungsmethoden, die im Land des Käufers üblich sind, zum Beispiel Karte, Apple Pay, Google Pay und SEPA-Lastschrift. Über „Du bezahlst aus“ können Käufer ihr Land wechseln; die Auswahl passt sich dann an. Im Einbett-Widget auf fremden Websites gibt es Karte, Apple Pay und Google Pay.
Für einige Karten, etwa Firmenkarten oder Karten aus Ländern außerhalb der EU, kann ein „Kartenaufschlag“ anfallen. Der Checkout zeigt ihn vor dem Bezahlen an.
Das Geld geht über dein Stripe-Konto direkt an dich. Stripe zieht die Servicegebühr dabei gleich ab und leitet sie an die Plattform weiter.
Vorkasse und Rechnungskauf
Bei beiden Verfahren überweist der Käufer den Betrag auf dein Konto. Er bekommt sofort eine Mail mit Buchungsbestätigung, Rechnung als PDF, Zahlungsziel und Bankdaten. Das Ticket kommt erst, wenn das Geld da ist.
Rechnungskauf ist nur für Firmen und Behörden. Der Käufer muss einen Firmennamen angeben, die Rechnungsdaten mit Firma, Adresse und USt-ID erfasst der Checkout in einem eigenen Schritt. Im Einbett-Widget steht Rechnungskauf nicht zur Wahl; dort führt ein Link auf die „vollständige Checkout-Seite“. Vorkasse geht auch im Widget.
Damit Käufer die beiden Zahlarten sehen, muss Folgendes erfüllt sein:
- Die Buchhaltung des Empfängers der Einnahmen ist fertig eingerichtet: Lexware Office mit bestätigten Rechnungsdaten, hinterlegter IBAN und geprüfter Verbindung, oder die Portalrechnung von on:Tickets.
- Für Rechnungskauf ist am Event „Rechnungskauf erlauben“ eingeschaltet.
- Bis zum Beginn des Events sind es noch mindestens 24 Stunden.
Vorkasse und Rechnungskauf sind Module, die auf der Plattform freigeschaltet sein müssen.
Ab 24 Stunden vor Beginn bietet der Checkout nur noch die Online-Zahlung an. Eine normale Überweisung käme sonst zu spät, weil das Ticket erst nach Zahlungseingang entsteht. Offene Vorkasse- und Rechnungskauf-Bestellungen, deren Event in weniger als 30 Stunden beginnt, bekommen einmalig eine Mail mit der Bitte, per Echtzeitüberweisung zu zahlen.
Gebührenmodell
Für jede bezahlte Bestellung fällt eine Servicegebühr an die Plattform an: 3,5 % des Bestellwerts plus 0,35 € je Bestellung, netto, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Grundlage ist der tatsächlich gezahlte Preis nach Rabatt. Ausnahme: Zahlt der Käufer wegen eines Codes 0 €, wird die Gebühr auf den ursprünglichen Ticketpreis berechnet und über die Sammelrechnung abgerechnet. Spenden aus den Zusatzprodukten zählen nicht mit.
Wer die Gebühr trägt, legst du über das Gebührenmodell fest. In der Oberfläche heißen die Modelle so:
| Modell | Technischer Name | Käufer zahlt | Du erhältst |
|---|---|---|---|
| Exklusiv-Modell (Standard) | BUYER | Ticketpreis plus Gebühr | den vollen Ticketpreis |
| Inklusiv-Modell | ABSORBED | genau den ausgezeichneten Ticketpreis | Ticketpreis minus Gebühr |
| Split-Modell | SPLIT_50_50 | Ticketpreis plus halbe Gebühr | Ticketpreis minus halbe Gebühr |
Ein Beispiel mit einem Ticket für 195,00 €. Die Gebühr beträgt hier 7,18 € netto plus 1,36 € Umsatzsteuer, zusammen 8,54 €.
| Modell | Käufer zahlt | Du erhältst | Plattform erhält |
|---|---|---|---|
| Exklusiv | 203,54 € | 195,00 € | 8,54 € |
| Inklusiv | 195,00 € | 186,46 € | 8,54 € |
| Split | 199,27 € | 190,73 € | 8,54 € |
Den Standard für dein Profil wählst du im Onboarding und später unter „Gebührenmodell“. Je Event kannst du ihn unter „Einstellungen“ überschreiben. Es gilt diese Reihenfolge: zuerst die Einstellung am Event, dann der Standard deines Profils, dann der Standard der Plattform, zuletzt das Exklusiv-Modell.
Im Checkout sehen Käufer die Gebühr passend zum Modell, zum Beispiel als „Servicegebühr (netto)“ mit Umsatzsteuer, als „Servicegebühr: Ihr Anteil (50%)“ oder als „inkl. Servicegebühr (…, vom Veranstalter getragen)“.
Bei Vorkasse und Rechnungskauf gilt das Modell nicht. Der Käufer zahlt nur den Ticketpreis, und die Gebühr berechnet on:NetworkAgency dir über die monatliche Sammelrechnung (siehe Finanzen). Wird eine bezahlte Vorkasse- oder Rechnungskauf-Bestellung später storniert, bleibt die Gebühr fällig. Werden die Tickets storniert, weil du das Event absagst, entfällt sie.
Rechnung
Die Rechnung an den Käufer stellt die Buchhaltung aus, die du verbunden hast, in der Regel Lexware Office.
- Bei Vorkasse und Rechnungskauf entsteht die Rechnung direkt beim Kauf. Sie kommt zusammen mit der Buchungsbestätigung in einer Mail.
- Bei Online-Zahlung reist die Rechnung mit der ersten Ticket-Mail mit. Klappt das nicht, kommt sie als eigene Mail.
Ist keine Buchhaltung verbunden, kann das Event trotzdem verkaufen. Rechnungen musst du dann selbst schreiben.
Ticket erst nach Zahlungseingang
Bei Vorkasse und Rechnungskauf legt ontickets die Tickets zwar schon beim Kauf an, gibt sie aber erst frei, wenn die Bestellung bezahlt ist. Bis dahin erscheint das Ticket nicht unter „Meine Tickets“, das PDF lässt sich nicht laden, und der Scanner lehnt es am Einlass mit „Ticket nicht freigegeben“ ab.
So wird eine Bestellung bezahlt:
- Der Käufer überweist auf dein Konto.
- Du erfasst den Zahlungseingang zur Rechnung in Lexware Office.
- Lexware meldet das an ontickets. Die Bestellung gilt als bezahlt, und das Ticket geht automatisch per Mail an den Gast.
Owner und Admins können den Zahlungseingang auch direkt in ontickets bestätigen, mit erhaltenem Betrag und Zahlungsdatum. Dafür brauchen sie das Recht „Sammelrechnungen auslösen“. Die Tickets gehen danach genauso raus.
Die Seite „Bankumsätze“ ist vorbereitet, die Lexware-Banking-Schnittstelle ist aber noch nicht freigeschaltet (siehe Finanzen).
Mahnlauf
Bleibt eine Vorkasse- oder Rechnungskauf-Bestellung unbezahlt, erinnert und mahnt ontickets automatisch. Der Lauf startet jeden Morgen um 9 Uhr. Die Fristen zählen ab der Fälligkeit, also Belegdatum der Rechnung plus Zahlungsziel.
| Zeitpunkt | Was passiert |
|---|---|
| vor Fälligkeit | Zahlungserinnerung, bei 14 Tagen Ziel eine Woche vorher, bei 7 Tagen drei Tage vorher; frühestens drei Tage nach der Bestellung |
| 3 Tage nach Fälligkeit | zweite, freundliche Erinnerung |
| 14 Tage nach Fälligkeit | 1. Mahnung |
| 28 Tage nach Fälligkeit | 2. Mahnung |
| 42 Tage nach Fälligkeit | letzte Mahnung |
| 56 Tage nach Fälligkeit | automatische Stornierung mit Mail an den Käufer; die Plätze werden wieder frei |
Die Mahnungen legt ontickets als Beleg in Lexware Office an und schickt sie mit PDF an den Käufer. Vor jedem Versand prüft ontickets in Lexware, ob inzwischen bezahlt wurde. Eine noch nicht freigegebene Bestellung wird sieben Tage nach Ende des Events nicht mehr gemahnt. Den Zeitplan kann on:NetworkAgency je Veranstalter anpassen.
So kommt das Ticket zum Gast
Sobald eine Bestellung bezahlt ist, verschickt ontickets die Tickets.
- Die Ticket-Mail geht an den Inhaber des Tickets: an die persönliche E-Mail aus den Teilnehmer-Daten, sonst an den Käufer. Bestell-, Zahlungs- und Rechnungsmails gehen immer an den Käufer.
- Die Mail enthält das Ticket als PDF-Anhang mit QR-Code.
- Über die Mail und unter „Meine Tickets“ lässt sich das Ticket in Apple Wallet oder Google Wallet speichern. Änderungen an Datum, Ort oder Lineup erreichen gespeicherte Pässe automatisch, wenn im Reiter „Wallet“ die Live-Updates an sind.
- Mit „Tickets automatisch vorab versenden“ unter „Erweiterte Einstellungen“ geht die Ticket-Mail vor dem Event noch einmal an alle bezahlten Bestellungen.
- Hat ein Käufer seine Mail verloren, findet er auf der Login-Seite „Ticket-Email erneut senden?“. Du kannst Tickets außerdem im Reiter „Bestellungen / Tickets“ erneut senden (siehe Bestellungen und Gäste).