Einlass und Scanner

Am Einlass prüfst du Tickets per QR-Scan oder per Name auf der Check-in-Liste. Die Liste läuft im Browser auf Tablet oder Laptop, dazu gibt es eine Scanner-App für Smartphones. Das Einlasspersonal bekommt eigene, zeitlich begrenzte Zugänge und sieht nur das, was es an der Tür braucht.

Die Check-in-Liste

Du öffnest dein Event und klickst oben auf „Check-In“. Die Seite zeigt vier Kennzahlen: „Tickets gesamt“, „Eingecheckt“, „Ausstehend“ und den „Fortschritt“ in Prozent. Tickets, die der Scanner ablehnen würde, zählt sie gesondert als „nicht freigegeben“.

In der Tabelle steht je Ticket Name, E-Mail, „Kontingent“, Status und eine Aktion.

Status	Bedeutung
Offen	Noch nicht eingecheckt
Heute offen	Bei mehrtägigen Events: an anderen Tagen schon da gewesen, heute noch nicht
Eingecheckt	Heute eingecheckt, mit Uhrzeit
Zahlung ausstehend	Gesperrt, bis die Zahlung gebucht ist
Zahlung angefochten	Gesperrt, der Käufer hat die Zahlung angefochten
Mitgliedschaft offen	Gesperrt, die Mitgliedschaft ist noch nicht bestätigt
Eintritt nicht enthalten	Lounge ohne Eintritt: der Gast braucht ein eigenes Ticket

Gesperrte Tickets haben keinen Knopf zum Einchecken. Erst wenn die Zahlung gebucht ist, kannst du sie einlassen.

Gäste suchen und von Hand einchecken

1. Gib unter „Suche“ einen Namen oder eine E-Mail ein („Name oder E-Mail suchen...“) und klick „Suchen“.
2. Klick in der Zeile des Gastes auf „Einchecken“.
3. Mit „Zurücksetzen“ kommst du wieder zur ganzen Liste.

Hast du jemanden versehentlich eingecheckt, klick auf „Undo“ und bestätige „Heutigen Check-in rückgängig machen?“. Sind Lounges möglich, zeigt „Nur Lounges“ nur deren Gäste, „Alle Tickets“ wieder alle.

Mit „Vollbild“ nutzt du die Liste auf dem Tablet ohne Browserleiste.

Der Scanner auf derselben Seite

Mit „Scanner öffnen“ klappt der „Live-Scanner“ neben der Liste auf. Er nimmt die Kamera oder einen USB-Scanner. Nach jedem Scan aktualisiert sich die Liste von selbst. „Scanner schließen“ blendet ihn wieder aus.

hinweis

Liste und Scanner gehören zu Modulen, die je Mandant freigeschaltet sind. Für die Check-in-Liste brauchst du das Recht, Tickets zu scannen.

Live-Ansicht

Auf der Event-Übersicht öffnet „Live Check-in“ eine Ansicht für den großen Bildschirm. Ein Ring zeigt, wie viele Gäste schon drin sind, darunter stehen die Auslastung je Kontingent und eine Liste der letzten Scans. Die Ansicht lädt sich selbst nach.

Anwesenheit je Tag

Bei Events über mehrere Tage erscheint auf der Check-in-Seite der Link „Anwesenheit je Tag“. Die Übersicht zeigt:

• je Tag, wie viele Gäste mit gültigem Ticket gekommen sind („% erschienen“),
• je Preisstufe, wie viele „gar nicht da“, „teilweise“ oder „an allen Tagen“ da waren,
• je Teilnehmer eine Zeile mit den Tagen (anwesend, nicht erschienen, Tag nicht gebucht).

Mit „Als CSV laden“ nimmst du die Tabelle mit.

Mehrtägige Events

Ein Ticket gilt für die Tage, die das Event oder das Kontingent abdeckt.

• Am gültigen Tag lässt der Scanner das Ticket einmal ein. Ein zweiter Scan am selben Tag zeigt „bereits gescannt“.
• Kommt der Gast nach draußen und wieder rein, tippt das Personal in der Scanner-App auf „WIEDEREINLASS“. Der Vorgang wird protokolliert und zählt den Gast nicht doppelt.
• An einem Tag, für den das Ticket nicht gilt, lehnt der Scanner ab und zeigt die gültigen Tage.

Mehrere Check-in-Listen

Für große Events kannst du mehrere Check-in-Listen nutzen, etwa eine je Eingang. Eine Liste ist auf bestimmte Kontingente oder Tage beschränkt. Im Scanner wählst du die Liste aus. Passt ein gültiges Ticket nicht zur gewählten Liste, meldet der Scanner „Falsche Check-in-Liste“ und nennt die Liste, gegen die geprüft wurde.

hinweis

Offline-Scans prüfen nicht gegen die Liste. Die Prüfung holt der Abgleich nach, sobald wieder Netz da ist.

Einlasspersonal

Dein Türpersonal bekommt einen eigenen Zugang, der nur für ein Event gilt und keine Team-Rechte gibt.

1. Öffne die Check-in-Liste des Events. Unten steht der Bereich „Einlasspersonal & Zugangscodes“.
2. Klick auf „Personal verwalten“.
3. Trag unter „E-Mail-Adressen“ bis zu 50 Adressen ein, eine pro Zeile.
4. Klick auf „Magic-Links versenden“.

Jede Person bekommt eine Mail mit einem Magic Link und einem Zugangscode im Format XXXXX-XXXXX für die Scanner-App. Der Code gilt bis 24 Stunden nach Event-Ende, mindestens aber 24 Stunden und höchstens 14 Tage ab Ausstellung.

In der Liste hast du je Person diese Aktionen:

Button	Wirkung
Link erneut	Schickt einen neuen Magic Link mit neuem Code. Ein mit dem alten Code angemeldetes Gerät wird abgemeldet.
Code anzeigen	Erzeugt einen neuen Code und zeigt ihn einmal an, ohne Mail. Gut für Personal ohne Zugriff aufs Postfach.
Widerrufen	Entzieht den Scanner-Zugang sofort.

warnung

„Code anzeigen“ macht den bisherigen Code ungültig. Diktiere den neuen Code direkt, er ist danach nicht wieder abrufbar.

Personal verwalten darf, wer das Recht zur Team-Verwaltung hat. Eine Übersicht aller Einlass-Zugänge findest du auch unter „Team“ im Abschnitt „Einlasspersonal“.

Scanner-App

Die Scanner-App für Smartphones meldet sich mit dem Zugangscode an. Das Feld heißt „Zugangscode“, der Code steht in der Einladungs-Mail. Ist er abgelaufen, fordert das Personal beim Veranstalter einen neuen an.

Die App arbeitet auch offline. Sie hält die Gästeliste verschlüsselt auf dem Gerät, scannt ohne Netz weiter und gleicht die Scans ab, sobald die Verbindung zurück ist. Ein Badge zeigt „Offline“, wenn keine Verbindung besteht. Neben dem Einlass kann die App Gäste auschecken („AUSCHECKEN“). Das geht nur mit Netz.