Events anlegen und bearbeiten
Ein Event ist bei ontickets eine Veranstaltung mit Datum, Ort, Beschreibung und mindestens einem Ticket-Kontingent. Du legst es im Dashboard an, ergänzt die Details auf der Event-Detailseite und veröffentlichst es, sobald alles passt. Diese Seite richtet sich an Owner, Admins und Editoren, die Events pflegen.
Vier Wege zum Event
Auf der „Übersicht“ des Dashboards stehen oben drei Buttons: „Neues Event“, „Abend anlegen“ und „Events importieren“. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie viele Events du anlegst und wie viel du schon weißt.
| Weg | Gut für | Ergebnis |
|---|---|---|
| Assistent („Neues Event“) | ein einzelnes Event mit Ruhe am Rechner | Entwurf |
| Handy-Maske („Abend anlegen“) | schnell vom Handy, Einstellungen vom letzten Event | Entwurf oder sofort live |
| CSV-Import („Events importieren“) | viele Termine auf einmal | Entwürfe |
| Serie über „Wiederholen“ in der Handy-Maske | wöchentliche oder monatliche Termine | bis zu 12 Events auf einmal |
Assistent
Der Assistent „Neues Event erstellen“ hat drei Schritte.
- „Was?“: Du gibst den „Titel“ ein (Pflicht) und optional eine „Beschreibung“.
- „Wann & Wo“: Du setzt „Start“ und „Ende“ und wählst unter „Location“ einen Ort. Fehlt der Ort, legst du ihn über „Neuen Ort erstellen“ an.
- „Erstes Ticket“: Du gibst dem ersten Kontingent einen „Name“ und eine „Kapazität“. Weitere Kontingente und die Preise legst du danach im Reiter „Eventtiers“ an.
- Klicke auf „Event als Entwurf speichern“. Du landest auf der Event-Detailseite.
Bilder, Preise und alle weiteren Einstellungen ergänzt du auf der Detailseite.
Handy-Maske
„Abend anlegen“ ist für unterwegs gebaut: große Felder, wenig Tipparbeit. Die Maske übernimmt Beschreibung, Location, Steuersatz, Gebührenmodell, Design, Ticket-Darstellung, Storno-Regeln, Kategorien, Stimmungen und weitere Einstellungen aus deinem zuletzt angelegten Event. Oben steht, von welchem Event sie übernimmt („Übernommen von“).
- Trage „Titel“, „Datum“ und „Beginn“ ein. „Ende (optional)“ kannst du leer lassen; dann endet das Event sechs Stunden nach Beginn.
- Unter „Flyer“ fotografierst du das Plakat oder wählst ein Bild aus der Galerie (JPG, PNG oder WebP).
- Unter „Eintritt“ wählst du „Gratis“, „Vorverkauf“ (Ticket mit Preis) oder „Abendkasse“ (nur an der Kasse). Bei Vorverkauf trägst du den „Preis in Euro“ ein.
- „Kapazität (optional)“ leer lassen heißt unbegrenzt.
- Unter „Wiederholen“ wählst du „Einmalig“, „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ und bei Wiederholung die „Anzahl Termine“ (höchstens 12). Alle Termine teilen sich Flyer und Preis.
- Mit dem Haken „Sofort veröffentlichen“ geht das Event direkt live. Ohne Haken bleibt es ein Entwurf.
- Klicke auf „Jetzt anlegen“.
Bezahlte Tickets kannst du über die Handy-Maske erst veröffentlichen, wenn dein Stripe-Konto eingerichtet ist.
CSV-Import
Mit „Events importieren“ lädst du eine CSV-Datei mit vielen Terminen hoch.
- Klicke auf „Vorlage herunterladen (CSV)“ und fülle die Datei aus.
- Lade sie unter „Datei hochladen“ hoch (höchstens 2 MB und 500 Zeilen) und klicke auf „Vorschau anzeigen“.
- Prüfe die „Import-Vorschau“. Jede Zeile ist als „Neu“, „Bereits vorhanden“, „Doppelt in der Datei“ oder mit einem Fehler markiert.
- Klicke auf „Jetzt importieren“. Bei Fehlern korrigierst du die Datei und lädst sie neu hoch.
| Spalte | Pflicht | Inhalt |
|---|---|---|
| ID | nein | eigene Kennung, an der ein zweiter Import das Event wiedererkennt |
| Titel | ja | Name des Events |
| Datum | ja | TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT |
| Uhrzeit | ja | HH:MM |
| Ende | nein | HH:MM; ohne Angabe sechs Stunden nach Beginn, ein früheres Ende gilt für den Folgetag |
| Ort | nein | Freitext |
| Beschreibung | nein | Text |
| Ticket1, Preis1, Kontingent1 bis Ticket3, Preis3, Kontingent3 | nein | bis zu drei Preisstufen; leeres Kontingent heißt unbegrenzt, ohne Ticket-Spalten entsteht ein kostenloses Ticket |
Importierte Events sind immer Entwürfe. Eine Datei zweimal zu importieren legt nichts doppelt an: Ein Event gilt als vorhanden, wenn die ID übereinstimmt; ohne ID, wenn Titel und Beginn übereinstimmen.
Serien
Eine Serie legst du über „Wiederholen“ in der Handy-Maske an. Für einzelne Folgetermine eignet sich auch „Duplizieren“ auf der Detailseite (siehe unten).
Die Event-Detailseite
Klickst du in der Übersicht auf ein Event, öffnet sich die Detailseite. Oben stehen Titel, Datum und Ort, darunter die Aktionen und acht Reiter. Jeder Reiter hat eine eigene Adresse, du kannst ihn also als Lesezeichen speichern.
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Übersicht | Kennzahlen und die Abschnitte Grundlagen, Datum & Ort, Beschreibung und Medien |
| Eventtiers | Ticket-Kontingente, Preise und Kapazität, siehe Tickets, Preise und Codes |
| Bestellungen / Tickets | alle Buchungen, siehe Bestellungen und Gäste |
| Promo-Codes | Codes für dieses Event |
| Lineup | Künstler und Set-Zeiten |
| Analytics | Buchungsverlauf und Kennzahlen |
| Wallet | Einstellungen für Apple- und Google-Wallet-Pässe |
| Einstellungen | alle weiteren Abschnitte von Checkout-Fragen bis Recap |
Du speicherst abschnittsweise. Sobald du in einem Abschnitt etwas änderst, erscheint unten ein Speichern-Button. Nach dem Speichern steht neben dem Abschnittstitel kurz „Gespeichert“.
Im Reiter „Übersicht“ siehst du rechts „Tickets gesamt“, „Eingecheckt“, „Check-in Rate“ und „Warteliste“. Passen Verkaufsende und Preisstufen nicht zusammen, steht ganz oben ein Hinweis, etwa „Aktuell ist kein Ticketkauf möglich“ oder „Verkaufszeiten passen nicht zusammen“.
Die Abschnitte und ihre Felder
Grundlagen
„Titel (DE)“ ist Pflicht, dazu „Title (EN)“, „Sub-Titel (DE)“ und „Subtitle (EN)“. Unter „Event-Typ“, „Genres“ und „Stimmungen“ ordnest du das Event ein. Der „URL-Slug“ bestimmt die Adresse der Event-Seite. Darunter zeigt „SEO-Vorschau (Google)“, wie das Event in der Suche aussieht. Neben Untertitel und Beschreibung steht ein Stern-Button „KI-Text generieren“. Er öffnet ein Fenster, in dem du einen kurzen „Prompt“ eingibst und mit „Generieren“ einen Textvorschlag erzeugst.
Datum & Ort
Hier stehen „Start“, „Ende“, „Einlass / Doors (optional)“ und die „Location“ mit „Neue Location“. Zwei Felder steuern das Verkaufsfenster für alle Tickets dieses Events: „Verkauf startet am“ und „Shop schließt am“. Sie wirken wie ein Deckel über allen Preisstufen.
Steht „Shop schließt am“ vor dem Ende deiner Preisstufen, kann niemand mehr kaufen, auch wenn die Stufen selbst noch laufen. Wenn du einen Verkauf verlängerst, passe beide Ebenen an.
Beschreibung
„Beschreibung (DE)“ und „Description (EN)“, jeweils mit dem Button für KI-Text.
Medien
„Hero-Bild“, „Vorschau“ und eine „Galerie“ mit bis zu sechs Bildern, je mit „© Copyright“. Dazu ein „Hero-Video“ als MP4 in 1280 × 720 Pixel ohne Ton. Es läuft stumm in Schleife; als Standbild davor dient automatisch das erste Bild des Videos.
Checkout-Fragen
Eigene Fragen, die Käufer im Checkout beantworten, zum Beispiel nach einer Anschrift oder nach Verpflegung. Jede Frage hat einen Typ („Text“, „Mehrzeilig“, „Auswahl“ oder „Checkbox“) und kann „Pflicht“ sein. Bei „Auswahl“ trägst du die Optionen kommagetrennt ein. Die Antworten erscheinen in der Teilnehmerliste.
Zusatzprodukte, HVV-Kombiticket und Sponsoren
Unter „Zusatzprodukte“ ordnest du Produkte aus deinem Katalog diesem Event zu, optional mit eigenem Preis und Kontingent (siehe Tickets, Preise und Codes). Unter „HVV-Kombiticket“ schaltest du ein Kombiticket für den Hamburger Nahverkehr frei; aktiviere es erst, wenn Vertrag und Aufdruck vorliegen. Unter „Sponsoren“ lädst du Logos hoch, die unten auf der Ticket-Seite erscheinen.
Das HVV-Kombiticket ist ein Modul, das je Veranstalter freigeschaltet wird.
Einstellungen
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Zugangsschutz | „Öffentlich“ oder „Code erforderlich“ mit „Event-Passwort“ |
| Max. Tickets pro Kunde | Obergrenze je Käufer |
| Ticket-Darstellung | „Tabelle“ (Liste mit Mengenauswahl) oder „Karten“ (mit voller Beschreibung je Ticket) |
| Umsatzsteuersatz | 19 %, 7 % oder 0 % |
| Gebührenmodell | „Profil-Standard verwenden“, „Exklusiv-Modell (Käufer zahlt on-top)“, „Inklusiv-Modell (im Ticketpreis enthalten)“ oder „Split-Modell (50/50 Käufer und Veranstalter)“ |
| Nachfolge-Event (SEO) | Event, auf das diese Seite nach Beginn umleitet |
Was die Gebührenmodelle für den Käuferpreis bedeuten, steht unter Checkout und Zahlung.
Event-Design
„Akzentfarbe (Override)“ im Format #RRGGBB überschreibt die Farbe deines Profils für dieses Event. Unter „Hero-Layout“ wählst du zwischen „Klassisch“ (großes Bild in voller Breite), „Minimal“ (kompakter Kopf ohne großes Bild) und „Split“ (Bild rechts, Infos links). Unter „Seiten-Design“ wählst du „Klassisch“ oder „Neu“. Ist dein Hero-Video mit KI erzeugt, setze den Haken „Hero-Video als KI-generiert kennzeichnen“; das ist dann Pflicht.
Erweiterte Einstellungen
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Adressfelder erforderlich | Käufer geben Straße, PLZ, Ort und Land an |
| Separate Rechnungsadresse erlauben | Käufer dürfen eine abweichende Rechnungsadresse angeben |
| Rechnungskauf erlauben | Firmen und Behörden können auf Rechnung kaufen (Standard: aus) |
| Allergen-Abfrage | im Checkout je Person Ernährung und Allergene abfragen |
| Falschangaben-Klausel | zusätzliche Pflicht-Checkbox „Bei Falschangaben kein Refund“ |
| Saal-Kapazität (Brandschutz) | harte Obergrenze über alle Preisstufen, die zur Saal-Kapazität zählen |
| Event nicht öffentlich auflisten | Event fehlt in Listen und in der API, der Direktlink funktioniert |
| Für Suchmaschinen indexierbar | aus: raus aus Sitemap und Feeds, Seite bleibt erreichbar |
| Lineup öffentlich anzeigen / Lineup-Zeiten öffentlich anzeigen | Lineup oder nur die Set-Zeiten öffentlich ausblenden |
| Preise künftiger bzw. abgelaufener Preisstufen ausblenden | siehe Tickets, Preise und Codes |
| Ticket-Fortschrittsbalken ausblenden | Verkaufsbalken je Preisstufe nicht anzeigen |
| Tickets automatisch vorab versenden | Ticket-Mail mit PDF und Wallet-Pass vor dem Event erneut an alle bezahlten Bestellungen; „Vorlaufzeit“ 1 bis 30 Tage, Standard 7 |
| Wer erhält die Ticket-Einnahmen? | Profil, das die Auszahlung über Stripe Connect bekommt; Standard ist der Haupt-Veranstalter |
Außerdem stellst du hier ein, welche Zahlarten die Abendkasse anbietet (siehe Abendkasse). Für Konferenzen gibt es eine Abfrage von Sicherheitsdaten mit eigenem Hinweistext.
Ein anderes Profil als Empfänger der Einnahmen braucht ein aktives Stripe-Konto. Sonst lässt sich ein Event mit bezahlten Tickets nicht veröffentlichen.
Storno-Regeln
Hier legst du fest, zu welchen Bedingungen Käufer ein bezahltes Ticket selbst stornieren dürfen. Voraussetzung ist der Haken „Storno durch Käufer erlauben“ unter „Erweiterte Einstellungen“. Hier legst du zusätzlich die Gebührenstaffel fest: Setze den Haken „Stornierung für kostenpflichtige Tickets erlauben“ und lege mit „+ Regel hinzufügen“ Stufen an. Jede Regel lautet: „Bis“ so viele „Tage vorher:“ gilt eine Gebühr in Prozent und ein fester Betrag in Euro. Nach Ablauf der „Storno-Frist“ ist keine Selbststornierung mehr möglich. Kostenlose Tickets können immer storniert werden. Was danach passiert, steht unter Storno und Umtausch.
Co-Veranstalter
Unter „Co-Veranstalter“ klickst du auf „Co-Veranstalter hinzufügen“, wählst ein „Veranstalter-Profil“, optional einen eigenen Anzeigenamen und eine Rolle (zum Beispiel co_organizer, partner oder sponsor). Bis zu zehn Profile sind möglich. Sie erscheinen auf der Event-Seite, sehen das Event in ihrem Dashboard und können es öffnen und veröffentlichen; nicht alle Bearbeitungsfunktionen stehen ihnen offen. Zur Auswahl stehen nur Profile, die on:NetworkAgency für dich freigegeben hat. Ein Co-Veranstalter wird dadurch nicht automatisch Empfänger der Einnahmen; das stellst du unter „Erweiterte Einstellungen“ ein.
After-Event Recap und häufige Fragen
Die „Recap-Nachricht“ geht nach dem Event per Mail an alle Teilnehmer; verschickt wird sie von einem täglichen Lauf um 10 Uhr. Unter „Häufige Fragen“ legst du mit „+ FRAGE“ Fragen und Antworten für die Event-Seite an; die englische Fassung wird automatisch übersetzt, du kannst sie aber selbst überschreiben.
Lineup
Im Reiter „Lineup“ pflegst du die Künstler des Abends. Set-Zeit und Stage sind optional, ein Name genügt.
- Tippe unter „Künstler hinzufügen“ einen Namen ein. ontickets schlägt passende Künstlerprofile vor.
- Gibt es keinen Treffer, legst du den Künstler direkt neu an. Daraus entsteht ein Profil, das der Künstler später für sich beanspruchen kann.
- Ziehe die Einträge per Drag & Drop in die richtige Reihenfolge. Ohne eigene Sortierung steht das Lineup alphabetisch.
Unter „Lineup an alle bezahlten Gäste senden:“ verschickst du mit „DJs ankündigen“ die Namen ohne Zeiten oder mit „Lineup mit Set-Zeiten senden“ den vollständigen Ablauf.
Aktionen auf der Detailseite
| Aktion | Wann sichtbar | Was passiert |
|---|---|---|
| Veröffentlichen | Entwurf | Event geht live und erscheint im Shop |
| Vorschau | immer | öffnet die öffentliche Event-Seite |
| Duplizieren | immer | legt einen Entwurf „Kopie von …“ an |
| Zurücksetzen | immer | löscht alle Tickets und Bestellungen |
| Absagen | veröffentlicht | Event wird abgesagt, Gäste bekommen eine Mail |
| Entwurf löschen | Entwurf | Event wird gelöscht, 30 Tage lang wiederherstellbar |
Beim Veröffentlichen prüft ontickets, ob bezahlte Tickets überhaupt verkauft werden dürfen. Der Empfänger der Einnahmen braucht ein aktives Stripe-Konto und einen Umsatzsteuer-Status (USt-ID, Steuernummer oder eine Befreiung). Fehlt eins davon, bricht das Veröffentlichen mit einer Erklärung ab. Ist die Buchhaltung nicht verbunden, geht das Event trotzdem live, und du bekommst den Hinweis, dass du Rechnungen selbst erstellen musst. Gibt es neue Vertragsfassungen, die du noch nicht angenommen hast, ist das Veröffentlichen gesperrt (siehe Einstieg und Onboarding).
„Duplizieren“ übernimmt Titel, Beschreibung, Ort, Datum, Kategorien, Stimmungen und die Kontingente mit Name und Kapazität. Preise und alle weiteren Einstellungen der Kontingente setzt du in der Kopie neu.
„Zurücksetzen“ löscht alle Tickets und Bestellungen des Events unwiderruflich. Hat das Event Verkäufe an der Abendkasse, ist das Zurücksetzen gesperrt.
„Absagen“ setzt das Event auf abgesagt und schreibt die Gäste an. Gleichzeitig entsteht ein Erstattungs-Vorgang mit allen betroffenen Tickets. Geld fließt erst, wenn on:NetworkAgency den Vorgang freigibt. Die Event-Seite bleibt mit dem Hinweis „Diese Veranstaltung wurde abgesagt und findet nicht statt.“ erreichbar.
Distribution-Status
Unter „Grundlagen“ zeigt der Block „Distribution-Status“ wie eine Ampel, ob Suchmaschinen und andere Dienste dein Event richtig ausspielen können. Er aktualisiert sich beim Speichern.
| Prüfung | Bedeutung |
|---|---|
| Google-Pflichtfelder (Titel, Start, Ort) | fehlt eines, ist der Punkt rot |
| Empfohlene Felder (Bild, Beschreibung, Ende, Tickets) | fehlt eines, ist der Punkt gelb |
| Open Graph / Social-Vorschau | Bild und Text für geteilte Links |
| In Sitemap enthalten / In RSS-/JSON-Feed enthalten | ob das Event ausgeliefert wird |
| iCal-Export verfügbar | Kalenderdatei zum Event |
| Google-Indexierung | per „Search Console abfragen“ auf Knopfdruck |
| Google Rich-Result-Test | über „Extern prüfen“ |
Nach dem Event
Ein Event verkauft nach seinem Ende keine Tickets mehr, auch wenn eine Preisstufe kein eigenes Verkaufsende hat. Kontingente, die nur für bestimmte Tage eines mehrtägigen Events gelten, enden mit ihrem letzten Tag.
Die Event-Seite bleibt danach als Archiv erreichbar und in Suchmaschinen sichtbar. Sie zeigt „Diese Veranstaltung hat am … stattgefunden.“ und darunter kommende Termine desselben Veranstalters. Willst du eine Seite aus dem Index nehmen, schalte „Für Suchmaschinen indexierbar“ aus.
Hast du unter „Nachfolge-Event (SEO)“ ein veröffentlichtes Folge-Event gewählt, leitet die Seite nach Beginn des Events dauerhaft (301) auf den Nachfolger um. So landen Besucher alter Links direkt beim nächsten Termin.