Finanzen, Gebühren und Abrechnung

In diesem Bereich siehst du, was deine Events eingebracht haben, welche Gebühren anfallen und wann Geld auf deinem Konto landet. Hier verbindest du auch dein Stripe-Konto und deine Buchhaltung. Die Seiten nutzen Veranstalter, Buchhaltung und Teammitglieder mit Finanz-Leserecht.

Die Seite „Finanzen“

Du öffnest „Finanzen“ in der Seitenleiste. Oben stehen die Kennzahlen:

Kennzahl	Bedeutung
Tickets verkauft	Alle verkauften Tickets
Brutto-Umsatz	Ticketumsatz brutto
Dein Anteil (vor Stripe)	Was dir vor Stripe-Kosten zusteht
Service-Gebühr (Plattform)	Die Gebühr, die der Käufer zusätzlich bezahlt hat („vom Käufer aufgeschlagen“)
An Plattform fällig	Grundlage der nächsten Sammelrechnung, ohne Umsatzsteuer

Darunter folgt die Tabelle „Pro Event“ mit Tickets, Brutto, Service-Gebühr und Plattform-Anteil je Event. Ganz unten listet „Sammelrechnungen“ deine Monatsrechnungen mit Datum, Betrag, Status und PDF. Der Status ist „Rechnung erstellt“, „verschickt“, „bezahlt“ oder „Fehler“.

Ist noch kein Stripe-Konto verbunden, steht oben der Hinweis „Stripe-Konto nicht verbunden“ mit dem Button „Stripe-Konto jetzt verbinden“.

Auszahlungs-Abgleich

Jede Stripe-Auszahlung auf deinem Bankkonto ist eine Sammelsumme aus vielen Bestellungen. Der Abgleich zeigt, was in welcher Auszahlung steckt.

1. Klick auf der Seite „Finanzen“ auf „Auszahlungen ansehen“.
2. Die Liste zeigt „Auszahlung am“, Status („Ausgezahlt“, „Unterwegs“, „Ausstehend“, „Fehlgeschlagen“), Betrag und Stripe-ID.
3. Klick bei einer Auszahlung auf „Details“.

Die Detailseite zeigt den „Auszahlungsbetrag“, die „Zahlungen“, „Erstattungen / Sonstiges“ und wie viele Positionen einer Bestellung zugeordnet sind. Jede Zeile nennt Bestellung, Lexoffice-Rechnung, Event und Käufer.

Zwei Exporte stehen bereit:

Button	Wofür
Lexoffice-Import-CSV	Import der Umsätze in ein Verrechnungskonto in Lexware Office
Abgleich-CSV (Excel)	Eigene Auswertung in Excel

So buchst du eine Auszahlung in Lexware Office:

1. Einmalig: Leg in Lexware Office unter Banking ein Offline-Konto „Stripe Verrechnungskonto“ an.
2. Lade je Auszahlung die „Lexoffice-Import-CSV“ herunter und importiere sie als Umsätze in dieses Konto.
3. Lexware schlägt die offenen Rechnungen zur Zuordnung vor. Die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck jeder Zeile.
4. Buche die negative Zeile „Auszahlung … (Geldtransit)“ und die Stripe-Gutschrift auf deinem echten Bankkonto jeweils als Geldtransit. Dann gehen beide Konten glatt auf.

Die Liste zeigt die letzten Auszahlungen. Ältere findest du im Stripe-Dashboard.

Gebührenmodell

Die Plattform erhebt auf bezahlte Tickets eine Servicegebühr. Unter „Gebührenmodell“ findest du den Block „Aktuelle Konditionen“. Er zeigt den Wert „Prozentualer Anteil“ vom Brutto-Ticketpreis, die „Pauschale pro Bestellung“ und die Umsatzsteuer, die auf die Gebühr aufgeschlagen wird. Der Standard liegt bei 3,5 % plus 0,35 EUR netto.

Wer die Gebühr trägt, legst du über das Modell fest:

Modell	Käufer zahlt	Du erhältst
Exklusiv-Modell	Ticketpreis plus Gebühr	den vollen Ticketpreis
Inklusiv-Modell	genau den Ticketpreis	Ticketpreis minus Gebühr
Split-Modell	Ticketpreis plus halbe Gebühr	Ticketpreis minus halbe Gebühr

Die Plattform-Gebühr selbst ist in allen drei Modellen gleich hoch, nur die Aufteilung ändert sich. Unter „Beispielrechnung“ siehst du die Wirkung an einem Beispielpreis.

1. Wähle unter „Dein Standard-Modell“ ein Modell.
2. Klick auf „Standard-Modell speichern“.

Das Standard-Modell gilt für neue Events. Je Event überschreibst du es im Event unter „Gebührenmodell“. „Profil-Standard verwenden“ übernimmt deinen Standard. Das Standard-Modell ändern darf nur der Profil-Inhaber.

Bei bestimmten Kartenarten gibt die Plattform die höheren Stripe-Kosten als Aufschlag an den Käufer weiter. Die Tabelle „Zahlungsdienstleister-Aufschlag“ auf der Seite nennt die Kartenkategorien. Dich belastet das nicht.

hinweis

Bei Rechnungskauf und Vorkasse zahlt der Käufer immer nur den Ticketpreis. Die Servicegebühr bekommst du dann über die monatliche Sammelrechnung berechnet, unabhängig vom gewählten Modell.

Stripe-Konto

Für bezahlte Online-Tickets brauchst du ein Stripe-Konto. Auszahlungen gehen direkt an dich, die Plattform behält nur die Servicegebühr.

1. Öffne in der Seitenleiste unter „Integrationen“ den Punkt „Stripe-Konto“.
2. Klick auf „Stripe-Konto jetzt verbinden“.
3. Stripe führt dich durch Identitäts- und Bankdaten. Das dauert etwa 5 bis 10 Minuten.
4. Brichst du ab, geht es mit „Onboarding fortsetzen“ weiter.

Danach zeigt der Bereich „Status“ den „Onboarding-Status“ („Aktiv“, „Ausstehend“ oder „Eingeschränkt“) und ob Zahlungen und Auszahlungen aktiviert sind. Mit „Stripe-Dashboard öffnen“ kommst du ohne Passwort in dein Stripe-Express-Konto.

Wenn bei einem Event ein Co-Veranstalter Zahlungsempfänger ist, brauchst du für dieses Event kein eigenes Stripe-Konto. Die Seite listet solche Events auf.

SEPA-Mandat für die Sammelrechnung

Unter „SEPA-Lastschrift für Service-Gebühren“ richtest du mit „SEPA-Mandat einrichten“ einen Lastschrifteinzug ein. Du gibst bei Stripe einmalig deine IBAN ein. Danach wird die monatliche Sammelrechnung automatisch eingezogen. Ohne Mandat bekommst du die Rechnung per E-Mail und überweist selbst. Mit „Mandat entfernen“ widerrufst du es jederzeit.

Buchhaltung und Lexware Office

Unter „Integrationen“ öffnest du „Buchhaltung“. Dort wählst du den „Anbieter für neue Rechnungen“ und richtest ihn ein. Bestehende Belege bleiben bei ihrem bisherigen Anbieter.

Für Rechnungskauf und Vorkasse brauchst du eine fertig eingerichtete Buchhaltung: Lexware Office mit bestätigten Rechnungsdaten, hinterlegter IBAN und geprüften Webhooks, oder die Portalrechnung von on:Tickets. Mit Lexware Office entstehen Rechnungen direkt in deinem Lexware-Konto und gehen automatisch raus. Geht die Zahlung ein, gibt Lexware die Tickets frei.

1. Klick auf „Lexware Office verwalten“.
2. Leg in Lexware Office unter Add-ons, Public API einen neuen API-Key an und kopiere ihn.
3. Füg den Key ein und klick auf „Speichern & testen“.
4. Die Seite zeigt, mit welchem Lexware-Konto du verbunden bist. „Verbindung testen“ prüft das jederzeit erneut.

Beim Verbinden legt das System zwei Webhook-Subscriptions bei Lexware an, damit Zahlungseingänge automatisch erkannt werden. „Webhook-Subscriptions erneut anlegen“ brauchst du nur als Reparatur.

warnung

„Verbindung trennen“ schaltet den Rechnungskauf ab.

Bankumsätze

„Bankumsätze“ soll eingehende Zahlungen aus Lexware laden und offenen Rechnungen zuordnen. Die Lexware-Banking-Schnittstelle ist dafür noch nicht freigeschaltet, deshalb zeigt die Seite „Banking-API aktuell nicht verfügbar“. Zahlungseingänge erkennt das System bis dahin über die Lexware-Webhooks.

Monats-Sammelrechnung

Einmal im Monat stellt dir die Plattform eine Sammelrechnung über alle Gebühren, die nicht schon beim Kauf über Stripe einbehalten wurden. Sie entsteht in den ersten drei Tagen des Monats. Darin landen:

• Servicegebühren aus Rechnungskauf und Vorkasse,
• Gebühren der Abendkasse (Bar 0,75 %, EC 2,5 % netto),
• Gebühren aus storniertem Rechnungskauf und stornierter Vorkasse, wenn die Bestellung schon bezahlt war,
• die aufgeschobene Gebühr (Deferred Fee).

Was ist die Deferred Fee?

Bei einer Stripe-Zahlung zieht die Plattform ihre Gebühr direkt beim Kauf ein, was nur klappt, wenn der Käufer genug bezahlt. Drückt ein Rabatt den Preis sehr weit, darf die sofort einbehaltene Gebühr höchstens 95 % des gezahlten Betrags ausmachen. Der Rest wird aufgeschoben und kommt in die Sammelrechnung.

Zahlt der Käufer wegen eines Codes gar nichts, läuft die Bestellung nicht über Stripe. Die Gebühr wird dann auf den ursprünglichen Ticketpreis berechnet und komplett aufgeschoben. Das betrifft auch Gästelisten-Codes auf bezahlten Kontingenten.

Bei einem Rabatt rechnet sich die Gebühr auf den Preis, den der Käufer tatsächlich zahlt. Der sofort einbehaltene Anteil ist brutto, also mit Umsatzsteuer. Die aufgeschobene Gebühr steht netto in der Sammelrechnung, die Umsatzsteuer kommt dort dazu.

Ticketpreis	Käufer zahlt	Gebühr gesamt	sofort (brutto)	aufgeschoben (netto)
100 EUR	90 EUR (10 % Rabatt)	3,50 EUR netto (4,17 EUR brutto)	4,17 EUR	0 EUR
575 EUR	0 EUR (Freicode)	20,48 EUR netto	0 EUR	20,48 EUR

Mahnwesen

Bei Rechnungskauf und Vorkasse erinnert das System automatisch an offene Zahlungen. Stripe-Bestellungen werden nie gemahnt. Ausgangspunkt ist das Fälligkeitsdatum aus der Lexware-Rechnung: 14 Tage bei Rechnungskauf, 7 Tage bei Vorkasse, jeweils ab Belegdatum.

Zeitpunkt	Schritt
bis zu 7 Tage vor Fälligkeit	freundliche Erinnerung
3 Tage nach Fälligkeit	zweite freundliche Erinnerung
14 Tage nach Fälligkeit	1. Mahnung
28 Tage nach Fälligkeit	2. Mahnung
42 Tage nach Fälligkeit	letzte Mahnung
56 Tage nach Fälligkeit	automatischer Storno mit Stornobestätigung

Die Mahnungen laufen täglich um 9 Uhr und werden auch in Lexware Office angelegt. Den automatischen Storno gibt es nur, solange noch kein Ticket ausgestellt ist. Die Staffel lässt sich je Veranstalter durch die Plattform anpassen.