Storno, Umtausch und Erstattung

Hier legst du fest, ob und zu welchen Bedingungen Käufer ihr Ticket selbst stornieren oder umtauschen dürfen. Dazu kommen die Arbeitsliste für Erstattungen, die nicht automatisch laufen, und der Ablauf bei einer Event-Absage. Die Seite richtet sich an Veranstalter und Teammitglieder mit Erstattungsrecht.

Storno durch Käufer erlauben

Ohne deine Freigabe können Käufer nicht selbst stornieren. Du schaltest es je Event ein:

1. Öffne dein Event und geh in die erweiterten Einstellungen.
2. Setz den Haken „Storno durch Käufer erlauben“.
3. Leg unter „Storno-Frist“ fest, wie viele Tage und Stunden vor Eventbeginn die Selbststornierung endet. Vorbelegt sind 7 Tage.
4. Speichere den Abschnitt.

Käufer stornieren dann bis zur Frist selbst in ihrem Ticket-Wallet. Danach geht es nur noch über den Support. Bezahlte Stripe-Tickets werden automatisch erstattet.

Storno-Regeln mit Gebühr

Willst du eine Stornogebühr verlangen, legst du im Abschnitt „Storno-Regeln“ eine Staffel an.

1. Setz den Haken „Stornierung für kostenpflichtige Tickets erlauben“.
2. Klick auf „+ Regel hinzufügen“.
3. Trag ein: „Bis“ X „Tage vorher“, dazu „% Gebühr“ und optional „€ fest“.
4. Wiederhole das für weitere Stufen und speichere.

So rechnet das System:

• Grundlage ist, was der Käufer bezahlt hat, also Ticketpreis plus Servicegebühr plus Kartenzuschlag.
• Es gilt die Regel mit der größten Tageszahl, die zum Stornozeitpunkt noch erreicht ist.
• Die Gebühr ist der höhere Wert aus Prozentsatz und festem Betrag. Der Rest geht an den Käufer zurück.
• Frisst die Gebühr den ganzen Betrag oder passt keine Regel mehr, ist kein Storno möglich.
• Ist die Selbststornierung erlaubt, aber keine Regel hinterlegt, bekommt der Käufer alles zurück. Die Servicegebühr trägst dann du.

Beispiel mit zwei Regeln: „Bis“ 30 „Tage vorher“ 10 % Gebühr, „Bis“ 7 „Tage vorher“ 50 % Gebühr. Storniert ein Käufer, der 40 Euro bezahlt hat, 45 Tage vorher, gilt die erste Regel: 4 Euro Gebühr, 36 Euro zurück. Bei 20 Tagen ist die 30-Tage-Grenze vorbei, es gilt die zweite Regel: 20 Euro Gebühr, 20 Euro zurück. Bei 5 Tagen passt keine Regel mehr, ein Storno geht nicht.

Kostenlose Tickets lassen sich immer stornieren. Nach Ablauf der „Storno-Frist“ ist keine Selbststornierung mehr möglich.

Umtausch

Ein Umtausch bringt ein Ticket in eine andere Kategorie. Es gibt ihn in zwei Varianten.

Durch dich im Dashboard

Im Reiter „Bestellungen / Tickets“ öffnest du beim Ticket „Verwalten“. Dort hast du:

Aktion	Wann
Umbuchen (ohne Zahlung)	Wechsel ohne Geldbewegung, zum Beispiel aus Kulanz
Umtausch (mit Zahlungsdifferenz)	Wechsel in eine andere Kategorie: teurer mit Nachzahlung, günstiger mit Erstattung der Differenz

Durch den Käufer

Ist der Umtausch freigeschaltet, wählt der Käufer in seinem Ticket „Ticket umtauschen“, dann „Neue Kategorie wählen“ und „Umtauschen“. Kostet die neue Kategorie mehr, bekommt er eine Zahlungsseite mit dem Feld „Zu zahlender Betrag“. Bezahlt wird per Überweisung mit Verwendungszweck. Die Kartenzahlung steht dort als „in Kürze“. Der Link gilt 72 Stunden.

Offene Nachzahlungen stehen auf der Event-Seite unter „Offene Posten“. Sobald das Geld da ist, klickst du auf „Zahlung bestätigen“, und der Umtausch wird abgeschlossen. Mit „Abbrechen“ verwirfst du die Anfrage.

hinweis

Der Umtausch ist ein Modul, das je Mandant freigeschaltet wird.

Ticket-Börse

Über die Ticket-Börse geben Gäste ein Ticket an andere weiter, etwa wenn sie bei einem ausverkauften Event nicht können.

1. Der Ticketinhaber wählt in seinem Ticket „Zum Tausch anbieten“.
2. Das Angebot erscheint öffentlich auf der Seite „Ticket-Börse“.
3. Eine andere Person trägt „Dein Name“ und „Deine E-Mail“ ein und klickt „Ticket übernehmen“.

Das Ticket wechselt dabei den Inhaber. Geld läuft über die Börse nicht. Anbieten lässt sich ein Ticket nur vor Eventbeginn, solange es nicht gescannt ist. Lounge-Tickets sind ausgenommen.

hinweis

Die Ticket-Börse ist ein Beta-Modul und wird je Mandant freigeschaltet.

Offene Erstattungen

Nicht jede Erstattung läuft automatisch. Bei Überweisung und Vorkasse zahlst du das Geld selbst zurück, und auch ein fehlgeschlagener Stripe-Refund oder ein Rest nach einer Teil-Erstattung braucht Handarbeit. Diese Fälle sammelt die Arbeitsliste „Offene Erstattungen“ in der Seitenleiste.

Die Liste zeigt je Fall „Fällig seit“, „Gast“, „Event“, „Betrag“, „Grund“, „Zuständig“ und „Status“. Oben filterst du nach „Offen“, „Erledigt“ und „Alle“.

1. Klick bei einem Fall auf „Bearbeiten“.
2. Setz „In Arbeit“, wenn du dich darum kümmerst.
3. Überweise das Geld an den Gast.
4. Trag eine Notiz ein, zum Beispiel „Überweisung am 02.09. ausgeführt“, und klick auf „Erledigt“.

„Erledigt“ heißt: das Geld ist beim Gast. Der Betrag wird dann am Ticket als erstattet verbucht. Mit „Verwerfen“ schließt du einen Fall ohne Zahlung. Bei „Erledigt“ und „Verwerfen“ ist die Notiz Pflicht. Steht bei „Zuständig“ „Die Plattform kümmert sich“, übernimmt das ontickets-Team die Zahlung.

Ein täglicher Lauf um 8 Uhr erinnert an offene Fälle, zahlt aber selbst nichts aus.

Event-Absage

Sagst du ein Event ab, erstattet das System nicht sofort. Die Absage legt einen Vorgang an, den das ontickets-Team unter „Event-Absagen“ prüft und freigibt. Vorher ist sichtbar, wie viele Tickets betroffen sind, welche Summe an die Gäste geht und welcher Teil automatisch über Stripe läuft.

Nach der Freigabe bekommen die Gäste den vollen Betrag zurück, einschließlich der Servicegebühr, die sie bezahlt haben. Stripe-Zahlungen laufen automatisch zurück. Was sich nicht automatisch erstatten lässt, landet in „Offene Erstattungen“.

warnung

Eine Absage setzt das Event auf „Abgesagt“, aktualisiert die Wallet-Pässe und benachrichtigt die Gäste. Prüfe vorher, ob du wirklich absagen willst.