Tickets, Preise und Codes
Was Käufer buchen können, legst du über Kontingente fest. Ein Kontingent (in der Oberfläche auch Eventtier oder Preisstufe) hat einen Namen, einen Preis, eine Kapazität und ein Verkaufsfenster. Dazu kommen Gutscheincodes für Rabatte und Freikarten, Event-Pakete für mehrere Termine, Zusatzprodukte wie Parkplatz oder Programmheft und Lounges für Tischbuchungen. Diese Seite ist für alle, die Preise und Kontingente pflegen; dafür brauchst du das Recht „Tickettypen verwalten“, das Owner, Admins und Editoren haben.
Der Reiter „Eventtiers“
Auf der Event-Detailseite öffnest du den Reiter „Eventtiers“. Oben stehen „Verkauft“, „Frei“, „Gesamt-Kapazität“ und „Sichtbare Kontingente“. Darunter liegt je Kontingent eine Karte mit Preis, Verkaufszeitraum („Startet …“, „Aktiv bis …“ oder „Aktiv (keine Frist)“) und Hinweisen wie „Nur mit Zugangscode buchbar“ oder „1 Kauf erzeugt mehrere Einzeltickets“.
Mit „Kontingent anlegen“ öffnest du den Editor für ein neues Kontingent, mit „Bearbeiten“ auf einer Karte den Editor für ein bestehendes. Änderungen gelten erst, wenn du „Anlegen“ bzw. „Speichern“ klickst.
Fehlt beim Empfänger der Einnahmen der Umsatzsteuer-Status (USt-IdNr., Steuernummer oder eine bestätigte Befreiung), zeigt der Reiter „USt-Status fehlt: nur kostenfreie Tickets möglich.“ Dann kannst du nur Kontingente mit Preis 0 anlegen. Fehlt das Stripe-Konto, steht dort „Stripe Connect fehlt: bezahlte Tickets bleiben im Entwurf.“ Bezahlte Kontingente kannst du dann anlegen, das Event aber nicht veröffentlichen. Ist das Event schon veröffentlicht, lassen sich ohne Stripe keine bezahlten Kontingente hinzufügen.
Felder im Kontingent-Editor
Der Editor ist in fünf Bereiche gegliedert.
| Bereich | Feld | Bedeutung |
|---|---|---|
| Basis | Name | Pflicht; erscheint im Shop und auf dem Ticket |
| Basis | Beschreibung | Text unter dem Namen |
| Basis | Name (EN), Beschreibung (EN) | englische Fassung; leer heißt, der deutsche Name wird angezeigt |
| Basis | Lounge / Tisch | macht aus dem Kontingent eine Lounge, siehe unten |
| Basis | Preis (€) | Ticketpreis brutto |
| Basis | Wunschpreis (Pay what you can) | Käufer wählen ihren Preis selbst, mit „Mindestpreis (€)“ |
| Verkauf | Verkaufsstart | leer heißt ab sofort |
| Verkauf | Verkaufsende | leer heißt ohne eigenes Ende |
| Verkauf | Max. pro Kunde | 0 heißt, das Limit des Events oder der Plattform gilt |
| Verkauf | Gruppengröße | ab 2 erzeugt ein Kauf so viele Einzeltickets zum gesetzten Gesamtpreis, zum Beispiel 5 Tickets für 90 €; höchstens 10 |
| Kapazität | Kapazität | leer heißt unbegrenzt; nicht kleiner als die schon verkauften Tickets |
| Kapazität | Kontingent-Gruppe | gemeinsames Limit mit anderen Kontingenten |
| Sichtbarkeit und Zugang | Veröffentlicht | aus heißt im Shop unsichtbar und nicht buchbar |
| Sichtbarkeit und Zugang | An der Abendkasse verkäuflich | erscheint im Kassen-Tablet, unabhängig vom Shop |
| Sichtbarkeit und Zugang | Zählt zur Saal-Kapazität | aus für reine Abendkassen-Stufen |
| Sichtbarkeit und Zugang | Zugangscode | gesetzt heißt nur mit diesem Code buchbar |
| Sichtbarkeit und Zugang | Zielgruppe | „Alle“, „Nur Mitglieder“ oder „Nur Nicht-Mitglieder“ |
| Sichtbarkeit und Zugang | Gültige Veranstaltungstage | nur bei mehrtägigen Events: „An allen Tagen gültig (Standard)“ oder „Nur an bestimmten Tagen“ |
| Struktur | Phasen-Gruppe | Kontingente derselben Phase lösen einander ab, zum Beispiel Early Bird und Regular |
| Struktur | Tier-Familie | verbindet Mitglieder- und Nicht-Mitglieder-Variante desselben Tickets |
Kapazität in drei Stufen
ontickets begrenzt Tickets auf drei Ebenen. Es gilt immer die engste Grenze.
| Stufe | Wo du sie setzt | Wirkung |
|---|---|---|
| Kontingent | Feld „Kapazität“ im Editor | Höchstzahl für genau dieses Kontingent |
| Kontingent-Gruppe | Bereich „Kontingent-Gruppen“ im Reiter „Eventtiers“ | geteilte Obergrenze für mehrere Kontingente, zum Beispiel einen Saal |
| Saal-Kapazität | „Saal-Kapazität (Brandschutz)“ unter „Erweiterte Einstellungen“ | harte Obergrenze über alle Kontingente, die zur Saal-Kapazität zählen |
Eine Kontingent-Gruppe legst du mit „Gruppen-Name“ und „Kapazität“ an und ordnest ihr danach im Editor Kontingente zu. Für die Saal-Kapazität zählen alle Kontingente außer denen, bei denen „Zählt zur Saal-Kapazität“ aus ist. Das wirkt nur bei Kontingenten, die nicht veröffentlicht sind, an der Abendkasse verkäuflich sind und keinen Zugangscode haben. An der Tür steuerst du solche Stufen über die Anwesenheit.
Preisstufen mit automatischer Kette
Mehrere Kontingente mit derselben „Phasen-Gruppe“ bilden eine Kette, zum Beispiel Loyalty, Early Bird, General und Late Runner. Ihre Reihenfolge ergibt sich aus der Sortierung im Reiter.
ontickets hält die Kette lückenlos: Der Verkaufsstart einer Stufe liegt immer eine Sekunde nach dem Verkaufsende der Stufe davor. Änderst du das Ende einer Stufe, verschiebt sich der Start der nächsten mit. Das Dashboard sagt dir dann, welche Stufe es mit angepasst hat. Würde die nächste Stufe dadurch ein leeres oder umgekehrtes Zeitfenster bekommen, lehnt ontickets deine Änderung ab.
Gibt es trotzdem einen Zeitraum ohne kaufbares Ticket, zeigt der Reiter eine „Verkaufslücke“ mit Datum und Uhrzeit. Kommt ein Käufer über einen alten Link auf eine abgelaufene Stufe, schaltet der Checkout auf die gerade gültige Stufe derselben Kette um.
Verkaufsfenster
Ob ein Kontingent gerade verkauft, entscheiden drei Dinge zusammen:
- „Verkaufsstart“ und „Verkaufsende“ des Kontingents.
- „Verkauf startet am“ und „Shop schließt am“ unter „Datum & Ort“. Sie sind der Deckel über allen Stufen des Events.
- Das Ende des Events. Danach verkauft kein Kontingent mehr, auch wenn es kein eigenes Verkaufsende hat.
Passen Deckel und Stufen nicht zusammen, warnt der Reiter „Übersicht“ ganz oben.
Sortieren, duplizieren und löschen
- Sortieren: Ziehe die Karten per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge. So erscheinen sie auch im Shop.
- Duplizieren: „Duplizieren“ legt eine Kopie mit dem Zusatz „(Kopie)“ direkt unter dem Original an. Die Kopie startet versteckt und ohne Verkäufe.
- Veröffentlichen und verstecken: Über „Kontingent veröffentlichen“ bzw. „Kontingent verstecken“ schaltest du die Sichtbarkeit im Shop um.
- Löschen: „Löschen“ öffnet ein Fenster. Hat das Kontingent schon Tickets, wählst du unter „Tickets umbuchen nach“ ein anderes Kontingent und klickst auf „Umbuchen und löschen“.
Beim Löschen werden die verkauften Tickets in das gewählte Ziel-Kontingent verschoben. Gibt es kein anderes Kontingent, lege zuerst eins an.
Preise ausblenden
Unter „Erweiterte Einstellungen“ des Events gibt es drei Schalter für die Preisanzeige:
| Schalter | Wirkung |
|---|---|
| Preise künftiger Preisstufen ausblenden | der Preis noch nicht gestarteter Stufen erscheint nirgends, auch nicht in Partner-API und Feeds |
| Preise abgelaufener Preisstufen ausblenden | der Preis beendeter Stufen erscheint nirgends, auch nicht in strukturierten Daten für Suchmaschinen |
| Ticket-Fortschrittsbalken ausblenden | kein Verkaufsbalken je Stufe auf der Event-Seite |
Gutscheincodes
Gutscheincodes geben Rabatt oder setzen einen festen Preis. Du findest sie an zwei Stellen: unter „Gutscheincodes“ in der Navigation für alle Events und im Reiter „Promo-Codes“ eines Events.
| Typ | Wirkung |
|---|---|
| Prozent (%) | Rabatt in Prozent; 100 heißt kostenlos |
| Festbetrag (€) | fester Betrag weniger |
| Festpreis statt Tier-Preis (€) | das Ticket kostet genau diesen Betrag, auf Wunsch je Kontingent unterschiedlich |
So legst du einen Code an:
- Öffne „Gutscheincodes“ und gehe zu „Neuen Gutscheincode erstellen“.
- Trage einen „Code“ ein oder klicke auf „Generieren“.
- Wähle unter „Event“ ein Event oder lass das Feld leer; dann gilt der Code für alle deine Events.
- Wähle den „Typ“ und trage den „Rabattwert“ ein.
- Setze optional „Max. Einlösungen“, „Gültige Ticket-Kategorien“, „Gültig ab“ und „Gültig bis“.
- Klicke auf „Gutscheincode erstellen“.
Im Reiter „Promo-Codes“ eines Events ist das Formular kürzer und gilt nur für dieses Event. Dort heißen die Felder „Code“, „Rabatt-Typ“ (mit „Prozent (%)“, „Fester Betrag (€)“ und „Festpreis (€)“), „Wert“ und „Max. Nutzungen (leer = unbegrenzt)“.
Eine Einlösung entspricht einem Ticket, ein Code mit fünf Einlösungen deckt also fünf Tickets ab. Im Checkout können Käufer mehrere Codes eingeben, höchstens einen pro Ticket.
In der Liste kannst du Codes „Deaktivieren“ und wieder „Aktivieren“. Ein bereits eingelöster Code lässt sich nur noch deaktivieren, nicht löschen. Über „Per Mail versenden“ schickst du einen Code an eine „Empfänger-E-Mail“, optional mit „Persönliche Nachricht“. Unter „Details & Audit anzeigen“ siehst du Status, Einlösungen, die Bestellung und die „Versand-Historie“.
Viele Codes auf einmal
Mit „Bulk-Gutscheine generieren“ auf der Seite „Gutscheincodes“ erzeugst du Einmal-Codes in größerer Zahl (Standard 100). Du wählst Event, „Anzahl“, „Rabatt-Typ“, „Rabatt-Wert“, optional „Code-Prefix“, Ticket-Kategorien und „Gültig bis“. Danach lädst du alle Codes über „CSV herunterladen“ herunter.
Für Speaker, Freikarten oder Partner gibt es die „Code-Batches“. Bei Events vom Typ Konferenz, Ausstellung, Messe oder Workshop steht im Reiter „Promo-Codes“ der Block „Speaker-Codes (Bulk)“ mit „Batch-Generator öffnen“. Ein „Neuer Code-Batch“ hat diese Felder: „Batch-Name“, „Zweck“ („Speaker“, „Freikarten“, „Partner“ oder „Sonstiges“), „Event“, „Ticket-Kategorie“, „Anzahl Codes“ (bis zu 500), „Typ“, „Wert“ und „Code-Präfix“. Die Codes haben die Form Präfix, Bindestrich und acht Zeichen. Jeder Batch hat eine Detailseite mit allen Codes und ihrem Status und einen CSV-Download.
Bulk-Codes und Batches erzeugen dürfen nur Rollen mit dem Recht „Bulk-Code-Generator“, also Owner und Admins.
Event-Pakete
Ein Event-Paket verkauft mehrere Events in einem Kauf, etwa als Festivalpass. Du findest es unter „Event-Pakete“ in der Navigation.
- Klicke auf „+ Neues Paket“.
- Gib Name, optional eine Beschreibung und den „Preis (€)“ ein.
- Setze „Max. Anzahl“ (0 heißt unbegrenzt), „Verkauf startet am“ und „Verkauf endet am“. Nach dem Verkaufsende verschwindet das Paket überall aus dem Verkauf.
- Lege fest, wer die Servicegebühr trägt: „Käufer zahlt (Aufschlag auf Pass-Preis)“ oder „Veranstalter zahlt (im Pass-Preis enthalten)“.
- Wähle unter „Enthaltene Events“ die Events aus, optional je Event ein bestimmtes Kontingent.
- Setze „Auf Event-Seite anzeigen“ und „Paket ist aktiv“.
Die Liste zeigt je Paket Verkäufe, Umsatz, Verkaufsfenster und Status („Aktiv“, „Geplant“, „Beendet“, „Ausverkauft“). Über „Bestellungen“ siehst du alle verkauften Pässe mit Rechnung.
Ein Paket hat keine eigene Preisstufen-Kette. Willst du den Preis ab einem Stichtag ändern, legst du ein neues Paket an, dessen Verkauf direkt nach dem Ende des alten beginnt. Ändere ein Paket mit Verkäufen nicht nachträglich, sonst verlieren bezahlte Pässe ihre Zuordnung.
Zusatzprodukte
„Zusatzprodukte“ sind Produkte, die keine Tickets sind, etwa Parkplatz, Programmheft oder eine Spende. Du legst sie einmal im Katalog an und ordnest sie beliebig vielen Events zu.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name, Beschreibung | die Beschreibung erscheint im Checkout |
| Preis | Standardpreis |
| USt-Satz | 0 %, 7 % oder 19 % |
| Art | „Ware“, „Leistung“ oder „Spende“ |
| Gesamtkontingent | leer heißt unbegrenzt; gilt über alle zugeordneten Events |
| Max. pro Bestellung | Obergrenze je Bestellung |
| Ohne Plattformgebühr | Spenden sind standardmäßig von der Gebühr ausgenommen |
Am Event ordnest du ein Produkt im Abschnitt „Zusatzprodukte“ (Reiter „Einstellungen“) über „Aus dem Katalog wählen …“ und „Zuordnen“ zu. Dort kannst du „Preis für dieses Event“, „Kontingent“ und „Max./Bestellung“ abweichend setzen; leer heißt Katalogwert. Brauchst du ein Produkt nicht mehr, klickst du auf „Archivieren“. Gekaufte Positionen, Bestellungen und Rechnungen bleiben erhalten.
Lounges
Eine Lounge ist ein Kontingent, bei dem ein Kauf einen ganzen Tisch für mehrere Gäste bucht. Du schaltest im Editor „Lounge / Tisch“ ein. Die „Gruppengröße“ liegt dann zwischen 2 und 10 Gästen, und jeder Gast bekommt ein eigenes Ticket.
Im Anzahlungsmodell zahlen die Gäste online nur eine Anzahlung, den Rest vor Ort:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mindestverzehr (€) | Gesamtbetrag, den die Gäste vor Ort mindestens verzehren |
| Anzahlung fest / Anzahlung in Prozent | Art der Anzahlung |
| Anzahlung (€) bzw. Anzahlung (% vom Mindestverzehr) | Betrag, der online bezahlt wird; 0 heißt keine Online-Zahlung, sonst mindestens 0,50 € |
Die Anzahlung darf den Mindestverzehr nicht übersteigen. Nach dem ersten Verkauf lässt sich die Lounge-Einstellung nicht mehr ändern, und ein Kontingent mit Buchungen kann nachträglich keine Lounge mehr werden.
Ist auf der Plattform die Lounge mit Verzehrgutschein freigeschaltet, zeigt der Editor statt der Anzahlung andere Felder: „Lounge-Preis gesamt (€)“, „Verzehrgutschein (€)“, „Steuersatz der Lounge-Leistung“, „Eintritt enthalten“ und „Mindestverzehr (€, optional)“. Der Gutschein liegt dann beim Bucher und wird an der Bar eingelöst. Eine bereits verkaufte Lounge nach dem Anzahlungsmodell bleibt dann unverkäuflich; für das Gutscheinmodell legst du eine neue an.